Vận hành phòng khám cần làm như thế nào? Các bước triển khai

Để phòng khám kinh doanh ổn định, chúng ta cần xây dựng chiến lược vận hành phòng khám phù hợp. Một chiến lược kinh doanh tốt sẽ giúp phòng khám phát triển bền vững và thịnh vượng hơn. Dưới đây là các bước triển khai kế hoạch vận hành phòng khám mang lại hiệu quả kinh doanh vượt trội mà Digi Medical xin chia sẻ tới bạn đọc.

 

Nội dung liên quan:

Quản lý vận hành phòng khám: Quy trình quản lý nhân sự tại phòng khám bạn nên tìm hiểu

Vận hành phòng khám: Hoạt động marketing trong phòng khám nên bắt đầu từ đâu

Tư vấn vận hành phòng khám: Quản lý tài chính và kế toán cho phòng khám

 

Bước 1: Chuẩn hóa sơ đồ tổ chức, sơ đồ điều hành

Muốn vận hành phòng khám ổn định, nhà quản lý trước hết cần phải xây dựng sơ đồ tổ chức, sơ đồ điều hành phòng khám chuẩn hóa. Thông qua đó định biên đủ nhân sự tại từng phòng ban, vị trí để tránh tình trạng lãng phí cũng như khó khăn trong công việc.

Điều này cũng có nghĩa, phòng khám của bạn cần phải có phương án quản lý nhân sự khoa học để thu hút và giữ chân nhân sự. Người quản lý cũng cần phân bổ nhân sự phù hợp, sắp xếp công việc hợp lý, đưa ra đãi ngộ tốt và đảm bảo không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ phòng khám nhằm giúp phòng khám vận hành ổn định.

Khi chuẩn hóa sơ đồ tổ chức, điều hành phòng khám cũng giúp người quản lý tối ưu quản lý nhân sự tốt hơn. Đồng thời người quản lý cũng cần phải đảm bảo có đầy đủ khả năng dẫn dắt đội nhóm, tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp, không ngừng tạo điều kiện cho nhân sự học hỏi nâng cao kỹ năng, vạch ra định hướng phù hợp để phát triển nhân sự.

Bên cạnh đó, phòng khám của bạn cũng cần có chiến lược đào tạo nhân sự trẻ, có phương án quản lý và kiểm soát nhân sự chặt chẽ để tránh bị rò rỉ thông tin phòng khám, kiểm soát hiệu quả công việc từng nhân sự minh bạch và rõ ràng. Điều quan trọng là phòng khám cần tạo môi trường làm việc văn minh để thúc đẩy nhân sự cố gắng và cống hiến hơn, đưa ra chế độ đãi ngộ và lương thưởng hợp lý để giữ chân những nhân sự có tài năng.

 

Bước 2: Chuẩn hóa chức năng nhiệm vụ phòng khám và mô tả công việc từng vị trí

Trong quá trình vận hành phòng khám, chúng ta cần tập trung vào quản trị nhân lực và điều phối nhân sự khoa học, chuẩn hóa chức năng nhiệm vụ, công việc tại từng bộ phận chặt chẽ. Điều này có nghĩa phòng khám cần xây dựng bảng mô tả công việc của từng vị trí khác nhau như bảo vệ, lễ tân, thu ngân, bác sĩ, y tá, điều dưỡng, vệ sinh,… nhằm xây dựng mô hình làm việc khép kín và toàn diện.

Sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực, tập trung phân bổ nhiệm vụ theo ưu thế của từng nhân sự tại từng vị trí công việc sẽ giúp phòng khám gia tăng hiệu suất công việc cho từng nhân viên, phát huy tối đa năng lực cá nhân của từng nhân sự, từ đó nhân viên có thể đóng góp tốt nhất cho phòng khám.

Ngoài ra, phòng khám cũng cần thiết lập môi trường làm việc khoa học, đưa ra các chính sách và chế độ thỏa mãn nhu cầu vật chất cũng như tình thần của nhân viên. Quản lý và điều phối nhân sự khoa học cũng là yếu tố then chốt để phòng khám có thể vận hành ổn định, hiệu quả và phát triển bền vững hơn.

Bước 3: Kiện toàn đội ngũ nhân sự quản lý cấp trung và giao quyền

Khi vận hành phòng khám, bên cạnh việc phân bổ và chuẩn hóa nhiệm vụ cho từng vị trí nhân sự bên dưới thì đội ngũ nhân sự quản lý cấp trung cũng cần được kiện toàn quản lý và phân quyền trách nhiệm rõ ràng.

Trong đó, nhà quản lý phòng khám thường không thể tự mình quản lý hết được đội ngũ nhân viên tại phòng khám, thay vào đó bạn cần một đội ngũ quản lý cấp trung để hỗ trợ kết nối và quản lý nhân viên bên dưới toàn diện và chi tiết.

Đội ngũ nhân sự quản lý cấp trung sẽ giúp bạn phê bình khi nhân viên mắc lỗi, kết nối các nhân viên với nhau đồng thời tạo động lực cho nhân sự tại từng bộ phận nhằm nâng cao hiệu suất công việc tối ưu nhất. Đồng thời đội ngũ quản lý cấp trung như trưởng nhóm, trưởng phòng, trưởng khoa,… sẽ theo dõi sát sao từng nhân sự tại bộ phận của mình, đánh giá năng lực cá nhân chính xác từ đó truyền đạt cho lãnh đạo cấp.

Vì thế nhà điều hành phòng khám cần xây dựng và kiện toàn đội ngũ nhân sự quản lý cấp trung, giao quyền quản lý đội nhóm cho đội ngũ quản lý để hỗ trợ phòng khám vận hành hiệu quả mà không gặp mâu thuẫn trọng nội bộ, giúp phòng khám hoạt động tốt nhất.

Bước 4: Xây dựng quy trình khám chữa bệnh chuyên nghiệp, nâng cao năng lực chăm sóc khách hàng

Để phòng khám vận hành hiệu quả, nhà quản lý cần xây dựng quy trình khám chữa bệnh chuyên nghiệp, nâng cao năng lực chăm sóc khách hàng nhằm mang lại cho khách hàng trải nghiệm dịch vụ tốt nhất. Trong kinh doanh ngành y, dịch vụ điều trị tốt và chuyên nghiệp chính là công cụ tối ưu nhất để thu hút khách hàng, gia tăng doanh thu hiệu quả. Đồng thời chính khách hàng cũng sẽ là người truyền tải thương hiệu phòng khám tới cộng đồng

Điều này đòi hỏi các quy trình dịch vụ tại phòng khám cần được hệ thống bài bản, chuyên nghiệp để giảm thiểu sai sót. Các quy trình đặt lịch hẹn khám được tối ưu sẽ hạn chế sự chậm trễ, giúp người bệnh không cần chờ đợi lâu làm chậm quá trình điều trị. Hệ thống thanh toán cũng cần được số hóa để tiết kiệm thời gian cho người bệnh, giúp phòng khám thực hiện công việc trơn tru, nhanh chóng hơn.

Đối với khách hàng trước khi tới phòng khám, chúng ta cũng cần dựa theo những thông tin khách hàng sẵn có để phân loại khách hàng theo từng cấp bậc như: Khách hàng mới tới phòng khám, khách hàng thân thiết,… phân loại khách hàng chi tiết cũng giúp phòng khám lập kế hoạch marketing chính xác, bám sát vào từng nhóm khách hàng khác nhau. Khi khách hàng có ấn tượng tốt với phòng khám thì phòng khám của bạn sẽ là sự lựa chọn đầu tiên của họ khi muốn thăm khám, chăm sóc sức khỏe.

 

Bước 5: Liên tục đào tạo, giám sát vận hành qua hệ thống checklist công việc cuối ngày

Triển khai các kế hoạch đào tạo nhân sự thường xuyên sẽ giúp phòng khám nâng cao năng lực nhân sự hiệu quả. Nhất là hầu hết các phòng khám đều có đặc thù là chủ phòng khám đều xuất thân từ bác sĩ, chuyên gia trong ngành y nên còn thiếu kinh nghiệm quản trị phòng khám. Đội ngũ bác sĩ, y tá trong phòng khám hầu như đều tập trung vào năng lực chuyên môn và còn thiếu sót các kỹ năng mềm trong tương tác với khách hàng.

Vì vậy để vận hành phòng khám hiệu quả, nhà quản lý cần triển khai các chiến dịch đào tạo nghiệp vụ và kỹ năng mềm cho nhân viên tại từng phòng ban, bộ phận. Thắt chặt quản lý hiệu suất công việc thông qua giám sát hệ thống checklist công việc hàng ngày của nhân sự, từ đó tối ưu hiệu quả công việc từng bộ phận chi tiết nhất.

Bước 6: Đo lường đánh giá và cải tiến quy trình, thay thế nhân sự không phù hợp với quy trình

Trong quá trình vận hành phòng khám, nhà quản lý cần thường xuyên đo lường đánh giá hiệu quả vận hành, cải tiến quy trình vận hành khi có thiếu sót xuất hiện. Đồng thời, người quản lý cũng cần thường xuyên đánh giá năng lực nhân sự tại từng bộ phận, phòng ban theo tháng, quý, năm để có chiến lược đào tạo và nâng cao năng lực nhân sự.

Đối với những nhân sự không đáp ứng được nhu cầu công việc, nhà quản lý cũng dựa trên những đánh giá công việc trước đó để cân nhắc tìm kiếm nhân sự mới phù hợp để thay thế. Việc này đòi hỏi người quản lý cần xây dựng kế hoạch đào tạo và quản lý nhân sự phù hợp, gắn liên với hoạt động và quy mô phát triển của phòng khám, từ đó có phương án cơ cấu nguồn nhân lực cũng như điều hành và phát triển nguồn nhân lực phù hợp.

Để tìm hiểu thêm về hệ thống vận hành phòng khám, bạn có thể liên hệ tới Digi Medical theo số hotlline: 092 678 36 68 để được tư vấn và hỗ trợ chi tiết nhất.

Digi Medical là đơn vị cung cấp giải pháp Truyền thông và Marketing cho Y tế, được thực hiện bởi những người làm Y tế giúp các phòng khám, bệnh viện tăng cường lan tỏa thương hiệu tới khách hàng, tạo sự kết hợp hài hòa giữa truyền thông thương hiệu, marketing bệnh viện – phòng khám.

Thông tin liên hệ:

Hotline: 092.678.3668 – 090.458.3336

Email: info@digimedical.vn

Website: www.digimedical.vn | www.quantriphongkham.com | www.digimed.com.vn

Fanpage: https://www.facebook.com/digimedical.vn

Zalo OA: https://zalo.me/digimedicalvn

Youtube: https://www.youtube.com/@digimedicalvn