Tìm hiểu về quy trình chăm sóc khách hàng phòng khám mang lại hiệu quả cao

Chăm sóc khách hàng phòng khám là bước rất quan trọng để phòng khám của bạn thu hút khách hàng dễ dàng hơn. Việc xây dựng tốt quy trình chăm sóc khách hàng phòng khám theo các phòng ban, bộ phận sẽ tạo thành khung giúp đội ngũ nhân viên làm việc dễ dàng hơn, nâng cao trải nghiệm cho khách hàng khi đến với phòng khám.

 

Tin tức liên quan:

Marketing phòng khám 0 đồng cho phòng khám đa khoa chắc chắn không thể bỏ qua

Tầm quan trọng của marketing phòng khám online cho phòng khám đa khoa

Khởi tạo và quản lý fanpage phòng khám chuẩn SEO cho hệ thống phòng khám – bệnh viện

 

Ngoài ra, việc nâng cao hiệu quả chăm sóc khách hàng phòng khám cũng giúp phòng khám của bạn tạo dựng được mối quan hệ thân thiết với khách hàng, giữ chân khách hàng tốt hơn và tăng cường lan tỏa thương hiệu phòng khám.

A. Đào tạo kỹ năng chăm sóc khách hàng phòng khám cho nhân viên tại các bộ phận

Cần hiểu rõ về dịch vụ trong phòng khám và khả năng nhạy bén xử lý tình huống

Bên cạnh đội ngũ y bác sĩ, hộ lý thì bộ phận lễ tân, kinh doanh, chăm sóc khách hàng, hành chính,… trong phòng khám cũng cần phải hiểu rõ về các dịch vụ trong phòng khám. Theo đó, các nhân sự tại tất cả các bộ phận, phòng ban cần phải được trang bị đầy đủ kiến thức liên quan tới dịch vụ của phòng khám như giá cả, quy trình hay các hồ sơ liên quan để có thể tư vấn cho khách hàng chính xác.

Bên cạnh đó, nhân viên phòng khám trong khi làm việc với khách hàng cũng cần phải có sự nhạy bén để xử lý được các tình huống bất ngờ phát sinh, đảm bảo không làm ảnh hưởng tới danh tiếng hay lợi ích của phòng khám.

 

Cần có sự kiên nhẫn và tính chủ động cao

Một yếu tố cần thiết mà nhân viên tại phòng khám cần phải có chính là tính kiên nhẫn tốt, khả năng chủ động cao khi làm việc với khách hàng.

Đặc thù tại phòng khám là dễ xuất hiện tình trạng bệnh nhân phàn nàn, khó tính hoặc thậm chí muốn sinh sự. Lúc này nhân viên trong phòng khám vẫn cần phải  giữ thái độ nhã nhặn ôn hòa, nhiệt tình giải thích để khách hàng có thể bình tĩnh lại, tránh lớn tiếng gây gổ trong phòng khám.

Bên cạnh đó, nhân sự tại các phòng ban như đội ngũ y bác sĩ thăm khám bệnh nhân, lễ tân, tư vấn,… khi làm việc với khách hàng cũng cần chủ động dẫn dắt câu chuyện để có thể hiểu rõ tình trạng khách hàng tốt hơn, nâng cao sự chuyên nghiệp cho phòng khám.

Cần nắm bắt được tâm lý khách hàng

Nắm bắt tốt tâm lý khách hàng sẽ giúp phòng khám của bạn hiểu rõ được nhu cầu khách hàng là gì? Họ mong muốn điều gì khi tới thăm khám và điều trị tại phòng khám của bạn? Việc nắm bắt rõ tâm lý của khách hàng sẽ giúp bạn giải quyết các tình huống căng thẳng trong phòng khám dễ dàng hơn, nâng cao khả năng gây ấn tượng với khách hàng và mang lại giá trị cho phòng khám.

B. Quy trình chăm sóc khách hàng tại phòng khám

1. Quản lý toàn bộ thông tin khách hàng chi tiết

Để xây dựng chiến lược chăm sóc khách hàng hiệu quả cho phòng khám, trước hết chúng ta cần phải quản lý chi tiết toàn bộ thông tin khách hàng, bao gồm: thông tin cá nhân, giới tính, đặc điểm, sở thích, thu nhập, nhu cầu thăm khám điều trị,… từ đó xây dựng chân dung khách hàng mục tiêu chính xác.

Hiện nay, hầu hết các phòng khám đều sử dụng phần mềm để quản lý thông tin khách hàng, qua đó đảm bảo thông tin khách hàng được quản lý bảo mật, chi tiết và truy vấn dễ dàng hơn.

2. Sàng lọc đối tượng khách hàng tiềm năng

Khi đã có đầy đủ data khách hàng, chúng ta có thể tiến hành sàng lọc và phân loại khách hàng tiềm năng theo từng nhóm, từng tiêu chí. Điều này giúp bạn có thể khoanh vùng được những đối tượng khách hàng trọng điểm đang có nhu cầu sử dụng dịch vụ phòng khám để đẩy mạnh chăm sóc và bám đuổi khách hàng.

Việc nắm rõ thông tin khách hàng trước đó sẽ giúp bạn xây dựng đúng kịch bản chăm sóc cho từng đối tương khách hàng phù hợp, tăng cao hiệu quả kinh doanh cho phòng khám.

3. Thường xuyên tư vấn và hỗ trợ khách hàng

Thường xuyên tư vấn và liên hệ với khách hàng qua các ngày lễ, tết sẽ khiến khách hàng có cảm giác được tôn trọng và quan tâm, từ đó tạo ấn tượng với khách hàng về hình ảnh thương hiệu phòng khám.

Việc gửi các SMS, Email tư vấn sức khỏe, hỗ trợ khách hàng hay chỉ đơn giản là các lời chúc mừng vào dịp lễ sẽ giúp bạn tạo quan hệ thân thiết với khách hàng, khiến họ có cảm giác quen thuộc với thương hiệu phòng khám, từ đó giúp phòng khám của bạn xây dựng được tệp khách hàng tiềm năng.

4. Nhanh chóng giải quyết khiếu nại

Nếu trong trường hợp phòng khám của bạn bị khách hàng khiếu nại dù bất cứ lý do gì, thì chứng tỏ lúc này bản thân họ đang rất không hài lòng về dịch vụ của phòng khám.

 

Lúc này nhân viên trong phòng khám cần phải kiên nhẫn để giải thích cho khách hàng, đồng thời giải quyết khiếu nại của khách hàng nhanh chóng để tăng mức độ hài lòng của khách hàng. Ngoài ra, phòng khám của bạn cũng cần thu thập ý kiến đánh giá của khách hàng nhằm hoàn thiện dịch vụ tốt hơn.

5. Chăm sóc khách hàng trên phần mềm

Sử dụng phần mềm để chăm sóc khách hàng cũng là một trong những giải pháp giúp các phòng khám xây dựng quy trình chăm sóc khách hàng hoàn chỉnh nhất.

Phần mềm với các tính năng độc đáo như phối hợp công việc quản lý thông tin khách hàng, phân chia từng nhóm khách hàng khác nhau, lên kế hoạch chăm sóc khách hàng tự động, và Marketing cho phòng khám. Điều này giúp phòng khám không còn tình trạng bị lạc mất thông tin khách hàng, hay áp dụng kịch bản chăm sóc sai đối tượng,…

Để tìm hiểu thêm về các chiến dịch quảng cáo thu hút khách hàng cho phòng khám đa khoa, bạn có thể liên hệ tới Digi Medical để được tư vấn và hỗ trợ chi tiết nhất.

Digi Medical là đơn vị cung cấp giải pháp Truyền thông và Marketing cho Y tế, được thực hiện bởi những người làm Y tế  giúp phòng khám của bạn tăng cường lan tỏa thương hiệu tới khách hàng, tạo sự kết hợp hài hòa giữa truyền thông thương hiệu, marketing bệnh viện – phòng khám.

Mọi chi tiết cần tư vấn về xây dựng chiến dịch truyền thông, Marketing cho phòng khám có thể liên hệ tới Digi Medical theo số hotlline: 092 678 36 68 để được nhận tư vấn cụ thể hơn.

Thông tin liên hệ:

Hotline: 092.678.3668 – 090.458.3336

Email: info@digimedical.vn

Website: www.digimedical.vn | www.quantriphongkham.com | www.digimed.com.vn

Fanpage: https://www.facebook.com/digimedical.vn

Zalo OA: https://zalo.me/digimedicalvn

Youtube: https://www.youtube.com/@digimedicalvn