Mô tả công việc lễ tân – thu ngân bệnh viện, phòng khám

Lễ tân là một trong những ngành nghề được nhiều người yêu thích hiện nay nhưng đối với mỗi lĩnh vực lại có những đòi hỏi, yêu cầu riêng biệt đặc biệt là lễ tân bệnh viện, phòng khám. Cùng tìm hiểu chi tiết mô tả công việc lễ tân bệnh viện trong nội dung bài viết dưới đây.

1. Tại sao phải có mô tả công việc lễ tân thu ngân bệnh viện, phòng khám

Việc quy định rõ ràng về công việc của một lễ tân cần thực hiện trong bệnh viện để đảm bảo mỗi cá nhân sẽ làm đúng nhiệm vụ, chuyên môn của cá nhân, hiểu rõ được mình cần làm gì và phải làm như thế nào. Cụ thể là:

– Nâng cao kỹ năng tiếp đón, ứng xử của đội ngũ làm công tác Lễ tân – Thu ngân với Khách hàng đến khám chữa bệnh tại cơ sở y tế.

– Giúp đội ngũ làm công tác Lễ tân – Thu ngân tiếp nhận thông tin nhanh, chính xác của từng Khách hàng; giải quyết các thủ tục nhanh gọn.

– Đảm bảo đội ngũ làm công tác Lễ tân – Thu ngân am hiểu tường tận về công việc để giải đáp thắc mắc của Khách hàng, là người quan sát và lắng nghe các sự việc diễn ra trong Phòng Khám khi cần báo cáo với cấp trên.

– Giải quyết các tình huống phát sinh, bình tĩnh ngay cả khi khách hàng nổi nóng làm hài lòng khách đến vừa lòng khách đi.

– Đảm bảo việc thu tiền, nộp tiền trong quá trình Khách hàng khám chữa bệnh được thực hiện đúng, đủ theo các nguyên tắc tài chính của Phòng khám, bệnh viện.

2. Các công việc chính của lễ tân – thu ngân thực hiện

Trong mô tả công việc lễ tân thu ngân bệnh viện  sẽ có những công việc chi tiết và cụ thể như:

– Đón tiếp, hướng dẫn bệnh nhân làm thủ tục khám, chữa bệnh và đưa bệnh nhân đến đúng khoa/phòng.

– Hỗ trợ, tư vấn và giải đáp các thắc mắc của bệnh nhân vệ dịch vụ tại cơ sở y tế.

– Thực hiện các công việc phân lường và ổn định bệnh nhân, người nhà bệnh nhân đảm bảo trật tự.

– Gọi điện chăm sóc khách hàng, bệnh nhân để hỏi thăm về quá trình khám chữa bệnh cũng như các dịch vụ tại cơ sở y tế.

– Hỗ trợ các chương trình, sự kiện của bệnh viện, phòng khám.

3. Những quy định dành riêng cho nhân viên lễ tân – thu ngân

3.1. Quy định về ngoại hình, tư thế, tác phong của Nhân viên Lễ tân – Thu ngân

• Đồng phục

– Đồng phục sạch sẽ, phẳng phiu, ngay ngắn.

– Đeo thẻ nhân viên trong giờ làm việc.

– Mang giày dép gọn gàng theo quy định; không đi chân đất, không đi dép lê.

– Đồng phục phải được mặc trong suốt ca làm việc.

• Trang điểm, đầu tóc, vệ sinh

– Trang điểm nhẹ nhàng, dễ nhìn, tươi tắn. Không soi gương hay trang điểm tại quầy lễ tân.

– Tóc được búi gọn gàng sau đầu, không để tóc mái loà xoà qua mắt che khuất tầm nhìn.

– Vệ sinh sạch sẽ, hơi thở thơm tho.

• Tư thế

– Dáng đi ngay thẳng, hai tay vung vừa phải.

– Bước đi nhanh nhẹn tạo cảm giác ân cần phục vụ.

– Không khoanh tay, bỏ tay vào túi.

– Ngồi ngay ngắn, không ngã gục, tạo cảm giác mệt mỏi, uể oải.

• Lời nói, giọng nói

– Nói năng rõ ràng, dễ nghe.

– Âm thanh vừa phải, không quá to, không quá cao tạo cảm giác khó chịu.

– Nghiêm túc trong giờ làm việc không đàm tiếu, buôn chuyện, cười nói thô lỗ.

– Tuyệt đối không được to tiếng, cãi vã với cấp trên, Khách hàng và đồng nghiệp.

– Dùng những lời lẽ lịch sự theo quy tắc ứng xử.

• Tác phong làm việc

– Tác phong nhanh nhẹn, luôn niềm nở, nụ cười thân thiện, ân cần tiếp đón chu đáo.

– Không đùn đẩy công việc, tinh thần thái độ nhiệt tình đoàn kết giúp đỡ nhau hoàn thành công việc nhanh và tốt nhất trong mọi hoàn cảnh.

– Tuyệt đối trung thực; không được phép có hành vi gian dối, tham lam trong công việc, tài chính.

– Luôn luôn có tác phong, thái độ làm việc tích cực; tuyệt đối không được có thái độ, hành vi khác khi không có mặt cấp trên.

– Khi Khách hàng chưa hiểu thông tin cần kiên trì, nhã nhặn giải đáp; không được phép tỏ thái độ, to tiếng với Khách hàng. Trường hợp Khách hàng có thắc mắc liên quan tới chuyên môn cần kết nối với Điều dưỡng trưởng của phòng khám để giải đáp cho Khách hàng.

– Không được phép cho người khác (không có phận sự) vào khu vực làm việc của Lễ tân – thu ngân.

3.2. Quy định về việc chuẩn bị đầu ca làm việc

– Đầu ca làm việc, Nhân viên Lễ tân – Thu ngân phải dọn dẹp khu vực làm việc sạch sẽ, ngăn nắp.  

– Kiểm tra và đảm bảo máy tính tiền, máy in hóa đơn, máy quẹt thẻ, ngăn kéo tiền … có đầy đủ và sẵn sàng hoạt động. Bất kỳ trục trặc nào của hệ thống máy tính tiền liên quan đến hoạt động thu ngân phải được báo cáo ngay cho Cán bộ quản lý trực tiếp.

– Chuẩn bị và đảm bảo có đầy đủ các công cụ, dụng cụ làm việc như: Tiền lẻ, giấy in, ghim, kéo, giấy, bút….

– Mặc định số tiền lẻ giao cho Nhân viên Lễ tân – thu ngân lúc đầu ca là 1.000.000 đồng (một triệu đồng) và số tiền này không được tính trong giá trị giao dịch của ca đó.

3.3. Quy định về việc tiếp đón Khách hàng

Trong mô tả công việc lễ tân thu ngân bệnh viện khi Khách hàng đến khu vực Lễ tân – Thu ngân, Nhân viên Lễ tân – Thu ngân phải:

– Ngẩng đầu nhìn Khách hàng với nụ cười tươi tắn và đứng lên chào Khách hàng.

– Tiếp nhận thông tin và nắm bắt nhu cầu của Khách hàng

– Tiếp nhận thông tin từ Khách hàng đến khám hoặc tư vấn (Tên, ngày tháng năm sinh, địa chỉ, điện thoại; đăng ký khám). Đối với khách hàng khám lần đầu cần phải hỏi thông tin chi tiết hơn để có dữ liệu nhập vào phần mềm.

– Tư vấn, trao đổi, làm rõ với Khách hàng về dịch vụ sử dụng; thông báo số tiền phải nộp.

– Lập phiếu khám để vào các Phòng khám, tư vấn (Đối với khách hàng do hợp tác, giới thiệu thì giới thiệu luôn vào Phòng Cận lâm sàng).

– Điền thông tin bệnh nhân vào sổ khám bệnh (nếu có).

– Kết nối với Điều dưỡng viên để hướng dẫn cho Khách hàng

3.4. Quy định về công tác thu ngân

– Thủ tục khám: Đối với Khách hàng đến khám: Làm phiếu in ra đưa Khách hàng để vào phòng khám. Khi có chỉ định của Bác sỹ cần làm thêm các dịch vụ Nhân viên Lễ tân – Thu ngân làm phiếu thu thêm (theo bảng giá).

– Thủ tục thu tiền, trả lại tiền thừa (nếu có)

+ Trường hợp thanh toán bằng tiền mặt: Khi nhận tiền thanh toán từ khách hàng, nhân viên phải kiểm đếm bằng tay và bằng máy kiểm tra tiền giả. Trong trường hợp thu thiếu tiền hoặc thu tiền giả, nhân viên sẽ phải chịu trách nhiệm bồi hoàn đầy đủ số lượng tiền thu thiếu, tiền giả thu sai mà mình đã trong ca làm việc của mình.

Số tiền thu được phải được phân loại trước khi bỏ vào ngăn kéo của máy tính tiền, ngăn kéo phải được khoá lại trong khi tính tiền cho khách hàng. Nếu trước khi hết ca mà ngăn kéo Nhân viên Lễ tân – Thu ngân đầy tiền thì phải báo lại và nộp tiền cho Phòng Tài chính Kế toán (đến cuối ca sẽ tổng hợp lại).

– Trường hợp thanh toán bằng thẻ thanh toán

Khi có yêu cầu thanh toán bằng thẻ, nhân viên phải cho thẻ vào máy quẹt thẻ (tùy từng loại thẻ có thể cào dọc theo thân máy hoặc cắm vào phần dưới của máy). Lưu ý khi quẹt thẻ/cắm thẻ phải đưa đúng chiều, thao tác dứt khoát tránh tình trạng đưa thẻ vào ngược chiều hoặc quẹt 2 lần.

Nhân viên Lễ tân – Thu ngân phải đối chiếu giá trị thanh toán trên Phiếu thu thu tiền của Phòng Khám với giá trị trên Phiếu thu do máy đọc thẻ thanh toán in ra.

– In Phiếu thu

Phiếu thu chỉ được in khi Khách hàng đồng ý với tổng số tiền.

Phiếu thu được in làm 2 bản, ký đầy đủ, cho Khách hàng ký (1 bản lưu, 1 bản giao cho Khách hàng).

Nếu Phiếu thu in bị kẹt, rách, Nhân viên Lễ tân – Thu ngân phải in lại Phiếu thu khác và giữ lại tất cả các liên của Phiếu thu để làm báo cáo.

Phát Phiếu thu cho Khách hàng là yêu cầu bắt buộc đối với Nhân viên Lễ tân – Thu ngân  khi thực hiện tính tiền cho Khách hàng.

Khi trả lại tiền thừa và Phiếu thu cho Khách hàng, Nhân viên Lễ tân – thu ngân đưa bằng 2 tay, tươi cười cảm ơn Khách hàng.

3.5. Chốt ca làm việc và báo cáo

Khi hết ca làm việc Nhân viên Lễ tân – Thu ngân phải tổng kết và chốt lại số tiền thu trong ca (bắt buộc phải xuất báo cáo doanh thu trong ca, in ra và ký xác nhận với Thủ quỹ), nộp tiền cho người được Phòng khám chỉ định ngay cuối ca làm việc. Cuối cùng là bàn giao giấy tờ hoặc hồ sơ của khách.

Trên đây là mô tả công việc lễ tân – thu ngân bệnh viện chi tiết và đầy đủ giúp bạn có thêm những kiến thức cần thiết về bộ phận này.

Digimedical chuyên cung cấp các dịch vụ marketing y tế, tư vấn vận hành bệnh viện, phòng khám uy tín, chuyên nghiệp tại nước ta hiện nay. Nếu bạn đang tìm kiếm đơn vị hợp tác có thể liên hệ với chúng tôi.

Hotline: 092.678.3668

Email: info@digimedical.vn

Website: www.digimedical.vn  | www.quantriphongkham.com   | www.digimed.com.vn 

Fanpage: https://www.facebook.com/digimedical.vn 

Zalo OA: https://zalo.me/digimedicalvn 

Youtube: https://www.youtube.com/@digimedicalvn