Quy trình thanh toán phí dịch vụ tại cơ sở y tế

Thanh toán viện phí, phí dịch vụ tại cơ sở y tế, bệnh viện, phòng khám là bước cuối cùng của bệnh nhân sau khi thăm khám và điều trị. Để đảm bảo cho quá trình thực hiện được chuyên nghiệp, tránh sai sót thì việc xây dựng quy trình thanh toán phí dịch vụ là rất quan trọng. Dưới đây là quy trình chi tiết cụ thể theo các bước. Mời bạn cùng tham khảo.

1. Tạo sao phải xây dựng quy trình thanh toán phí dịch vụ tại cơ sở y tế

Một cơ sở y tế, bệnh viện phòng khám hoạt động chuyên nghiệp, bài bản không chỉ nằm ở chất lượng đội ngũ y bác sĩ, dịch vụ và cả trong các khâu vận hành, hoạt động của đơn vị. Một trong những yếu tố không thể bỏ qua chính là các quy trình làm việc của mỗi bộ phận, phòng ban.

Quy trình thanh toán phí dịch vụ cũng là công việc cần phải được chuyên môn hóa để không để xảy ra sai sót và giúp khách hàng, bệnh nhân hài lòng, tin tưởng.

Bên cạnh đó quy trình còn giúp nhân viên chịu trách nhiệm thu phí dịch vụ biết được trách nhiệm và công việc mình cần thực hiện từ đó không để xảy ra trường hợp sai phạm hay cắt bớt các bước để làm tắt. Xây dựng quy trình để áp dụng cho cả bệnh nhân và nhận viên tại cơ sở y tế tạo ra những nguyên tắc riêng, nâng cao tính chuyên nghiệp ,tạo niềm tin khách hàng.

Ngoài ra việc áp dụng quy trình cũng sẽ làm hạn chế và rút ngắn được thời gian chờ đợi giúp khách hàng, người bệnh có thể làm thủ tục một cách nhanh chóng và đơn giản nhất.

2. Chi tiết quy trình thanh toán phí dịch vụ

Bước 1: Chuẩn bị trước ca làm việc

– Bộ phận lễ tân, thu ngân chuẩn bị đồng phục, tư thế, tác phong đầu ca làm việc theo đúng quy định về công tác Lễ tân – Thu ngân

– Tiến hành dọn dẹp khu vực làm việc sạch sẽ, ngăn nắp. Chuẩn bị và đảm bảo có đầy đủ các công cụ, dụng cụ làm việc như: Tiền lẻ, giấy in, ghim, kéo, giấy, bút….

– Kiểm tra và đảm bảo máy tính tiền, máy in hóa đơn, máy quẹt thẻ, ngăn kéo tiền … có đầy đủ và sẵn sàng hoạt động. Bất kỳ trục trặc nào của hệ thống máy tính tiền liên quan đến hoạt động Lễ tân – Thu ngân phải được báo cáo ngay cho Cán bộ quản lý trực tiếp.

Bước 2: Tiếp đón và tiếp nhận thông tin khách hàng, bệnh nhân

– Tiếp đón khách hàng/bệnh nhân tới Quầy thanh toán với thái độ niềm nở, lịch sự:

– Ngẩng đầu nhìn KH/NB với nụ cười tươi tắn và đứng lên cúi đầu chào một cách thân thiện, lịch sự, lễ phép (trong trường hợp không quá đông khách) hoặc ngồi tại chỗ cúi đầu chào (trường hợp đông khách) 

“Dạ! chào anh/chị”, hoặc “Dạ! chào Cô/Chú/Ông/Bà”…

– Tiếp nhận thông tin thanh toán của KH/NB 

“Dạ! mời Anh/Chị xếp sổ khám bệnh kẹp phiếu thu/ bảng kê phí dịch vụ/ Hóa đơn và ngồi chờ đến lượt thanh toán ạ”.

Bước 3: Thông báo và tiến hành kiểm tra thông tin KH/NB

– Kiểm tra thông tin thanh toán của KH/NB

Quét mã KH/NB đối chiếu thông tin trên sổ khám bệnh, phiếu thu/ bảng kê phí dịch vụ/ Bảng kê đơn giá thuốc/ hóa đơn… với thông tin lưu trữ trên phần mềm

– Thông báo mời KH/NB khi tới lượt 

“ Dạ! Mời Anh/Chị Nguyễn văn A (Họ tên KH/NB) đến quầy thanh toán ạ”.

Bước 4: Thông báo phí dịch vụ cho KH/BN

– Thông báo phí dịch vụ cho KH/NB. BP. Lễ tân – Thu ngân phải đọc to rõ ràng tổng số tiền của KH/NB cần thanh toán

 “ Dạ! Tổng phí làm dịch vụ… của Anh/Chị (Tên KH/NB) là … VNĐ, Anh/Chị muốn thanh toán bằng tiền mặt hay quẹt thẻ ạ”

Bước 5: Giải đáp thắc mắc của KH/NB về phí dịch vụ

– Hỗ trợ giải đáp chi tiết thắc mắc về chi phí của KH/NB (Nếu có)

 “ Dạ! Phí làm dịch vụ… của Anh/Chị (Tên KH/NB) đã được quy định theo bảng giá dịch vụ của phòng khám ạ”

“ Dạ! Đối với mức phí dịch vụ trên đã phù hợp với mặt bằng chung và theo quy định của Bộ y tế ạ”…

– Hỗ trợ giải đáp chi tiết thắc mắc về viện phí của KH/NB (Nếu có)

TH1: KH/NB khám dịch vụ ( thu phí khám, cận lâm sàng và tiền thuốc)

 “ Dạ! Phí làm dịch vụ… của Anh/Chị (Tên KH/NB) đã được quy đinh theo bảng giá dịch vụ của phòng khám ạ” 

“ Dạ! Đối với mức phí dịch vụ trên đã phù hợp với mặt bằng chung và theo quy định của sở y tế ạ”…

TH2: KH/NB khám BHYT

“ Dạ! Chế độ áp dụng mức BHYT của Anh/Chị… đã được Sở y tế quy định ạ” 

“ Dạ! Anh/Chị… mình được hưởng…% theo BHYT ở các khoản mục phí… này ạ”.

Bước 6: Thực hiện thu phí dịch vụ

TH1: KH/NB thanh toán tiền mặt 

– Tiếp nhận tiền mặt từ KH/NB

– Tiến hành kiểm đếm bằng tay, bằng máy và kiểm tra phát hiện tiền giả.

– Đọc xác nhận đã nhận đủ số tiền với KH/NB:  

– Phân loại tiền và cất vào ngăn kéo theo từng ô và khóa lại

TH2: KH/NB quẹt thẻ thanh toán 

– Tiếp nhận thẻ từ KH/NB bàng 2 tay

– Tiến hành quẹt thẻ cho KH/NB 

– Nhập số tiền vào máy quẹt thẻ đối chiếu với số tiền trên hóa đơn/ phiếu thu…

– Ấn thanh toán và in bill thanh toán, kiểm tra lại giá trị thanh toán trên hóa đơn/ phí thu khớp với Bill hay chưa

TH3: KH/NB thanh toán qua chuyển khoản

– Hướng dẫn KH/NB quét mã QR – mã thông tin tài khoản Ngân hàng của PKĐK TÂM ĐỨC 

– Hướng dẫn KH/NB thực hiện thanh toán 

– Chụp lại màn hình thanh toán thành công của KH/NB làm căn cứ.

Bước 7: In biên lai phí dịch vụ và đóng dấu

– In biên lai phí dịch vụ khi KH/NB đồng ý với tổng số tiền.

– In làm 2 bản, ký đầy đủ, cho KH/NB ký (1 bản lưu, 1 bản giao cho KH/NB).

– Đóng dấu “ĐÃ THU” lên biên lai/ Bảng kê dịch vụ/ hóa đơn…

(Nếu biên lai in bị kẹt, rách, Nhân viên Lễ tân – Thu ngân phải in lại biên lai khác và giữ lại tất cả các liên của biên lai để làm báo cáo.)

– Khi trả lại tiền thừa và biên lai phí dịch vụ, bill ngân hàng. Kẹp lại gọn gàng vào sổ khám bệnh và gửi trả cho KH/NB Nhân viên Lễ tân – Thu ngân đưa bằng 2 tay, tươi cười cảm ơn KH/NB

Bước 8: Báo cáo và bàn giao ca trực

– Thực hiện tổng kết và chốt số tiền thu trong ca làm việc 

– Nộp và kiểm kê tiền mặt và bill ngân hàng cho thủ quỹ

(bắt buộc phải xuất báo cáo doanh thu trong ca, in ra và ký xác nhận với Thủ quỹ)

– Thực hiện dọn dẹp khu vực làm việc, sắp xếp lại CCDC, phân loại, xử lý rác tại quầy

– Quản lý và lưu trữ hồ sơ giấy tờ theo đúng quy định

– Ngày giờ giao ca

– Bàn giao giấy tờ hoặc hồ sơ KH/NB trong ngày cho Nhân viên Lễ tân – Thu ngân khác (nếu cần), các công việc khác.

– Các sự cố phát sinh trong ca, sự cố nào đã được xử lý, xử lý ra sao, sự cố nào chưa và bàn giao cho quản lý.

– Ký tên vào biên bản giao ca.

Trên đây là quy trình thu phí dịch vụ tại cơ sở y tế chuẩn các bước, tùy vào mỗi đơn vị phòng khám, bệnh viện sẽ có những cách áp dụng khác nhau. Mong rằng những thông tin này có thể hỗ trợ bạn trong việc xây dựng quy trình của đơn vị mình.

Đơn vị chúng tôi cung cấp các dịch vụ marketing y tế, cung cấp giải pháp, hỗ trơ, tư vấn và đào tạo cho cơ sở y tế một cách bài bản và chuyên nghiệp. Thành công của Digi Medical là đã triển khai dự án cho được trên 100 đơn vị bệnh viện, phòng khám về marketing giúp quá trình hoạt động của cơ sở y tế được hiệu quả và xây dựng hình ảnh thương hiệu tốt hơn

Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn, hỗ trợ miễn phí:

Hotline: 092.678.3668

Email: info@digimedical.vn

Website: www.digimedical.vn | www.quantriphongkham.com  | www.digimed.com.vn

Fanpage: https://www.facebook.com/digimedical.vn

Zalo OA: https://zalo.me/digimedicalvn

Youtube: https://www.youtube.com/@digimedicalvn